Redacción de Hallazgos

HALLAZGOS

Un hallazgo es el resultado de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

TIPOS DE HALLAZGO

No conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado. Esta no conformidad puede ser Mayor o Menor.

Observación: Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión de calidad.

ESTRUCTURA DE LOS HALLAZGOS

Todo hallazgo debe estructurarse y redactarse tomando en cuenta los siguientes atributos:

• Ø Título
• Ø  Condición
• Ø  Criterio
• Ø  Causa
• Ø  Efecto
• Ø  Recomendación

Título: Se refiere en forma resumida y general al nombre del hallazgo, el cual debe hacer referencia al problema principal que se quiere informar.

Condición: Se refiere a la descripción del funcionamiento actual del sistema, el procedimiento, etc. en los cuales se ha identificado una deficiencia, o irregularidad cuyo grado de desviación debe ser demostrada. (causa - efecto)

Criterio: Se refiere a la forma como debió funcionar o realizarse lo que se está evaluando; generalmente el criterio se encuentra establecido en las leyes, reglamentos, manuales etc. 

Causa: Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio.

Efecto: Se establece como resultado de la comparación de los atributos anteriores (condición-criterio) para determinar una situación real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que tiene un impacto importante en las operaciones, los resultados y en la imagen institucional de la entidad.

Recomendación: Son sugerencias constructivas o medidas correctivas, que el auditor propone a la entidad auditada, en virtud de las circunstancias encontradas, para mejorar los controles internos, la eficiencia operativa y los resultados institucionales.

CORROBORACIÓN DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

Previo a la inclusión definitiva en el informe, los hallazgos detectados deben discutirse con los funcionarios y responsables de la entidad auditada, y de ser necesario, con personal técnico idóneo, con el objeto de corroborar los mismos y ratificar la calidad de la evidencia obtenida, y asegurarse de la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.

Esta fase del proceso de la auditoría permitirá también que el auditor se asegure de que fue entendido el hallazgo y la recomendación propuesta para eliminar las causas del problema; asimismo, facilita la discusión final del informe con las autoridades superiores, con el objeto de asignar a los responsables, recursos y plazos para tomar las acciones correctivas correspondientes.

OBTENCIÓN DE COMENTARIOS DE LOS RESPONSABLES DEL ÁREA EVALUADA.

Todo hallazgo debe incluir los comentarios que los responsables del área evaluada necesiten hacer después de la discusión de los mismos; estos comentarios pueden ser en diferentes sentidos: a) aceptando expresamente el hallazgo y proporcionando información o explicaciones adicionales y b) mostrando inconformidad total o parcial.

En el último caso, lo importante es que el auditor esté en capacidad de demostrar la validez de sus aseveraciones, con base en la evidencia obtenida y la correcta interpretación de la misma.

CONFIRMACIONES EXTERNAS

CONFIRMACIONES EXTERNAS (NIA 505)

Habla del uso de procedimientos de confirmación externa que debe hacer el auditor para obtener evidencia de auditoria acorde a las normas internacionales de auditoria 330 y 500.

El auditor debe diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoria relevante y confiable. Esta evidencia en forma de confirmaciones externas puede ser más confiable que la evidencia generada internamente en la entidad y permite obtener un alto nivel de confiabilidad y seguridad que requiere el auditor para responder a los riesgos significativos debidos a fraude o error.

REQUISITOS

Procedimientos de confirmación externa: Los procedimientos de confirmación externa usualmente se utilizan para confirmar o solicitar información referente a saldo de cuentas, términos de acuerdos, contratos o transacciones. Cuando el auditor decide usar procedimientos de confirmación externa debe mantener el control sobre las solicitudes de confirmación externa teniendo en cuenta que se va a confirmar o solicitar, la selección de la parte confirmante y que las solicitudes se dirijan apropiadamente para que las respuestas sean directas al auditor. 

El auditor debe llevar un seguimiento de la solicitud, y si es el caso de que no se ha recibido respuesta enviar una solicitud adicional.

Negativa de la administración a permitir que el auditor envié una solicitud de confirmación: Cuando la administración se niega a permitir que el auditor envié una confirmación externa, esta deberá explicar sus razones y el auditor investigar sobre la validez de dichas razones, debido a que la administración está limitando el trabajo de auditoria para obtener evidencia.

Como consecuencia de esa negativa el auditor debe diseñar e implementar procedimientos de auditoria alternos para obtener evidencia relevante y confiable. Cuando esto no es posible o la negativa de la administración no es razonable, el auditor deberá comunicarse con los encargados del gobierno corporativo y determinar las implicaciones para la auditoria y su dictamen.

Resultados de los procedimientos de confirmación externa: Aunque se obtenga evidencia de en fuentes externas, siempre existen circunstancias que puedan alterar la confiabilidad de la evidencia, ya que puede existir intercepción, alteración o fraude. Si el auditor identifica factores que le generen dudas sobre la confiabilidad de la respuesta a una solicitud de confirmación externa, el auditor debe obtener mayor evidencia que le permita solucionar sus dudas.

De la misma manera cuando no hay respuesta a la solicitud de confirmación, el auditor debe obtener evidencia a través de procedimientos alternativos, debe investigar para determinar si las excepciones indican representación errónea.

Evaluación de la evidencia obtenida: Una vez implementados los procedimientos de confirmación externa, el auditor debe evaluar los resultados y si la evidencia es relevante y confiable, o si es necesaria mayor evidencia de auditoria.

Ejemplos de confirmaciones externas .

CARTA DE REPRESENTACIÓN

CARTA DE REPRESENTACIÓN (NIA 580)

La norma internacional de auditoria 580 se refiere a la responsabilidad que tiene el auditor para obtener declaraciones escritas de la administración o encargados del gobierno corporativo durante la auditoria de estados financieros. Las declaraciones escritas son información que el auditor requiere de la entidad, y que puede utilizar para soportar la evidencia de auditoria. Estas declaraciones escritas deben ser dirigidas en cartas de representación al auditor por la administración. Además estas deben ser de fechas cercanas pero no posteriores al dictamen del auditor de los estados financieros. 

OBJETIVOS

El auditor debe obtener las declaraciones escritas de la administración y del gobierno corporativo, manifestándose así que se cumple responsablemente con la elaboración de los estados financieros de manera apropiada y con la integridad de la información proporcionada al auditor, además de corroborar información y evidencias importantes de auditoria en los estados financieros.

REQUISITOS

Administración a la que se le solicita declaraciones escritas: El auditor deberá solicitar declaraciones escritas a los encargados de la elaboración de los estados financieros, ya sea la administración o los encargados del gobierno corporativo.

Declaraciones escritas sobre las responsabilidades de la administración: El auditor debe solicitarle a la administración que le proporcione una declaración escrita en la cual se manifiesta claramente que ha cumplido con su responsabilidad de la realización de los estados financieros, estos descritos de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable.

Otras declaraciones escritas: Si el auditor necesita en cierto momento que le proporcionen otras declaraciones escritas por parte de la administración para corroborar otra evidencia de auditoria importante para los estados financieros, deberá solicitar esas declaraciones escritas para apoyar el proceso de auditoría de manera pertinente y apropiada.

Fecha de y periodo cubierto por declaraciones escritas: La fecha de las declaraciones escritas debe ser cercana a la fecha del dictamen del auditor. En la práctica es recomendable que tenga la misma fecha del dictamen. No es recomendable que sea posterior.

Forma de declaraciones escritas: Las declaraciones escritas deberán estar en forma de una carta de representación dirigida al auditor y con las características requeridas por las normas y regulaciones pertinentes.

Duda sobre la confiabilidad de las declaraciones escritas y declaraciones escritas solicitadas, no proporcionadas: Si el auditor encuentra inconvenientes que pongan en duda la confiabilidad de las declaraciones escritas con relación a la competencia, integridad, valores éticos o diligencias de la administración, procederá a resolver dichas preocupaciones con la realización de procedimientos de auditoria y si definitivamente concluye que las declaraciones no son confiables deberá comenzar con acciones apropiadas como evaluar el posible efecto en las representaciones y evidencia durante la auditoria, y que tendría para la opinión en el dictamen del auditor.

Informes- Terminos del trabajo de Auditoría

Informes- Términos del trabajo de Auditoría (NIA 210)

La carta de encargo es el documento en el que se recoge el alcance y los objetivos del trabajo de auditoria a realizar. Esta carta se desarrolla antes de aceptar el nombramiento del auditor y en ella se podrá solicitar de la entidad a auditar todos los datos que considere necesario para preparar la propuesta.

El auditor acordara los términos del encargo de auditoria con la dirección o con los responsables de Gobierno de la entidad estos términos se harán constar en la carta de encargo.

• El objetivo y alcance de la Auditoria de los Estados financieros.
• La responsabilidad del auditor.
• La responsabilidad de la dirección.
• La identificación del marco de información financiera aplicable para la preparación de los estados financieros.
• Una referencia a la estructura y contenido que se espera de cualquier emitido por el Auditor.

COMPRENSIÓN DEL TRABAJO (NIA 210)

Debe existir el mayor grado de entendimiento acerca del trabajo que se va a ejecutar, de parte del cliente y de quien presta los servicios de auditoría.

Algunos aspectos que deben tenerse en cuenta son:

•              El marco de referencia contable 

•              El alcance de la auditoría

•              Las responsabilidades de la Auditoría (Aplicación de las NIA)

•             Las responsabilidades de la Dirección de la Compañía (Preparación de información financiera, acceso a la información, etc.

•              Aspectos administrativos: Planeación, Honorarios, acuerdos adicionales, entre otros.

Por lo anterior, es importante que antes de iniciar un trabajo nuevo o recurrente, se asegure que el cliente aceptó los términos de la propuesta, mediante una carta que firma el representante legal del cliente en donde indica que está de acuerdo con los términos de dicha propuesta.

NO ACEPTACIÓN DEL ENCARGO

La NIA 210 indica los siguientes motivos por los cuales el auditor no aceptara el encargo de auditoria, entre ellos se puede mencionar;

•      Que no se den las condiciones previas a la auditoría, en este caso el auditor lo discutirá con la dirección. 

•      Si determina que no es aceptable el marco de información financiera que se utilizará para la preparación de los estados financieros.

•      Si no se ha alcanzado el acuerdo mencionado en el apartado 6(b): la administración reconoce su responsabilidad en la preparación de estados financieros acorde a normas internacionales de auditoria.

Redacción de Informes Técnicos

¿QUE ES UN INFORME ?

         Es un texto expositivo y argumentativo en donde se exponen unos datos dirigidos a un destinatario, deberá tomar una decisión respecto al asunto tratado en el texto. Hay diferentes tipos de informe; normalmente se suele hablar de informes académicos, administrativos y técnicos.

       ¿QUE ES UN INFORME TÉCNICO?

       Se trata de la exposición de datos o hechos dirigidos a alguien, y que describe el estado de un problema científico y que suele presentarse a solicitud de una persona, empresa u organización. Debe incluir la información suficiente para que un receptor cualificado pueda evaluar y proponer modificaciones a sus conclusiones o recomendaciones.

        CARACTERISTICAS DEL INFORME TECNICO 

• Es producto de un requerimiento de los niveles superiores o de externos
• La cantidad y calidad de la información presentada en un informe determinan que tenga cierta extension. 
• Su elaboración se realiza conforme a un plan, para una mejor estructuración-
• Es ordenado, estructurado y organizado.
• Facilita la toma de decisiones gerenciales. 

TIPOS DE INFORMES

        Según su Extensión 

Cortos: Son aquellos informes que su extensión no pasa de ocho o diez cuartillas, tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a maquina o computadora. 

Largos: Son aquellos que sobrepasan su extensión las diez cuartillas. 

         Según su Función

Comunicativos:  Presentan un conjunto de información, debidamente organizada, sin que el autor añada interpretaciones. 

Examinadores: Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente. Su fin primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. 

Analíticos: Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. 

Persuasivos: Buscan convencer al destinatario para que tome una decision en la línea de lo que se expone en el informe. 

Estructura del Informe