Redacción de Hallazgos

HALLAZGOS

Un hallazgo es el resultado de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

TIPOS DE HALLAZGO

No conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado. Esta no conformidad puede ser Mayor o Menor.

Observación: Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión de calidad.

ESTRUCTURA DE LOS HALLAZGOS

Todo hallazgo debe estructurarse y redactarse tomando en cuenta los siguientes atributos:

• Ø Título
• Ø  Condición
• Ø  Criterio
• Ø  Causa
• Ø  Efecto
• Ø  Recomendación

Título: Se refiere en forma resumida y general al nombre del hallazgo, el cual debe hacer referencia al problema principal que se quiere informar.

Condición: Se refiere a la descripción del funcionamiento actual del sistema, el procedimiento, etc. en los cuales se ha identificado una deficiencia, o irregularidad cuyo grado de desviación debe ser demostrada. (causa - efecto)

Criterio: Se refiere a la forma como debió funcionar o realizarse lo que se está evaluando; generalmente el criterio se encuentra establecido en las leyes, reglamentos, manuales etc. 

Causa: Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio.

Efecto: Se establece como resultado de la comparación de los atributos anteriores (condición-criterio) para determinar una situación real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que tiene un impacto importante en las operaciones, los resultados y en la imagen institucional de la entidad.

Recomendación: Son sugerencias constructivas o medidas correctivas, que el auditor propone a la entidad auditada, en virtud de las circunstancias encontradas, para mejorar los controles internos, la eficiencia operativa y los resultados institucionales.

CORROBORACIÓN DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

Previo a la inclusión definitiva en el informe, los hallazgos detectados deben discutirse con los funcionarios y responsables de la entidad auditada, y de ser necesario, con personal técnico idóneo, con el objeto de corroborar los mismos y ratificar la calidad de la evidencia obtenida, y asegurarse de la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.

Esta fase del proceso de la auditoría permitirá también que el auditor se asegure de que fue entendido el hallazgo y la recomendación propuesta para eliminar las causas del problema; asimismo, facilita la discusión final del informe con las autoridades superiores, con el objeto de asignar a los responsables, recursos y plazos para tomar las acciones correctivas correspondientes.

OBTENCIÓN DE COMENTARIOS DE LOS RESPONSABLES DEL ÁREA EVALUADA.

Todo hallazgo debe incluir los comentarios que los responsables del área evaluada necesiten hacer después de la discusión de los mismos; estos comentarios pueden ser en diferentes sentidos: a) aceptando expresamente el hallazgo y proporcionando información o explicaciones adicionales y b) mostrando inconformidad total o parcial.

En el último caso, lo importante es que el auditor esté en capacidad de demostrar la validez de sus aseveraciones, con base en la evidencia obtenida y la correcta interpretación de la misma.